Directie- en Managementassistent

Het is maandagochtend en de eerste verzoeken voor HR overleggen, OR afspraken en juridische deadlines stromen binnen. Jij bekijkt wat urgent is, zet acties uit en maakt een strakke planning. Als collega directie- en managementondersteuning zorg je dat de HR directeur en het team Arbeidsjuridische Zaken altijd goed voorbereid zijn. Zo ontstaat rust en structuur in drukke weken.

Je ondersteunt de HR directeur ©n het team Arbeidsjuridische Zaken vanaf ©©n vaste locatie. Je dagen zijn gevarieerd maar duidelijk afgebakend: ongeveer 50% agendabeheer, 30% ondersteuning van OR werkzaamheden en 20% juridische administratie. Je bewaakt twee drukke mailboxen: die van de HR directeur ©n je eigen. Dagelijks komen daar veel berichten in binnen die je ordent, filtert en opvolgt.

Je plant afspraken, beheert intensief de agenda's en houdt rekening met last minute wijzigingen, want afspraken worden regelmatig verschoven. Je organiseert HR MT overleggen, OR momenten en cao gesprekken, waarbij je rekening houdt met 6 tot 10 interne deelnemers en 3 externe partijen afhankelijk van het overleg.

Eens in de twee weken maak je de notulen voor het HR MT. Daarnaast sluit je wekelijks aan bij een overleg van Arbeidsjuridische Zaken. Je ondersteunt bij administratieve stappen in juridische procedures, zoals het verzamelen van stukken en het voorbereiden van dossiers voor commissies of rechtbanken.

Ook draai je mee in HR projecten, zoals onboarding of een jubileumdag. Je zorgt dat dossiers compleet zijn, informatie op tijd wordt gedeeld en afspraken doorgaan zoals gepland. Je werkt veel samen met interne collega's en bent zichtbaar voor beide teams.

Je bent een aanpakker die structuur brengt in volle agenda's en complexe werkstromen. Je vindt het leuk om zowel de HR directeur als Arbeidsjuridische Zaken te ondersteunen en je hebt affiniteit met medezeggenschap en juridische administratie. Je schakelt gemakkelijk tussen werkzaamheden en blijft scherp als afspraken verschuiven of de mailbox weer volstroomt.

Verder heb je:

• Mbo 4 werk- en denkniveau


• Ervaring in management- of directieondersteuning


• Ervaring met Office (Word, Excel, PowerPoint)


• Inzicht in administratieve processen en procedures


• Het vermogen om prioriteiten te bepalen en zelfstandig beslissingen te nemen


• Integriteit, stressbestendigheid en goede schriftelijke vaardigheden
  

Jij zorgt goed voor onze reizigers, dus zorgen wij goed voor jou. Bij GVB krijg je:

• Een salaris tussen € 3.232,- en € 4.539,- bruto per maand (schaal 8) o.b.v. 36 uur, afhankelijk van opleiding en ervaring


• Roostertoeslag of onregelmatigheidstoeslag (indien van toepassing)


• Een 13e maand, 8% vakantiegeld, 1,5% duurzame inzetbaarheidsuitkering en een goed pensioen via ABP


• Gratis onbeperkt reizen met het OV van GVB ©n voordelig reizen voor het hele gezin


• Gemiddeld 21 vrije dagen per jaar (afhankelijk van leeftijd), met de mogelijkheid extra dagen te kopen


• Een maandelijkse tegemoetkoming voor je zorgverzekering (€ 84,91)


• Hybride werken en thuiswerkvergoeding


• Diverse opleidings- en doorgroeimogelijkheden

Je werkt voor de HR directeur en ondersteunt het team Arbeidsjuridische Zaken. Het HR MT bestaat uit de HR directeur en vijf managers. Team AJZ bestaat uit de manager, twee arbeidsjuristen en een medewerker arbeidsvoorwaarden en medezeggenschap. De sfeer is professioneel en er wordt veel gelachen. Drie keer per week stem je de werkverdeling af en op woensdag is iedereen op kantoor.