| Only 3 days left! Apply now in only 2 Minutes for FREE. | |||||||||||||||||||||||||||||||||
| Close window | |||||||||||||||||||||||||||||||||
Projectondersteuner administratief | |||||||||||||||||||||||||||||||||
Description: Vacature kenmerken Standplaats Utrecht Contractduur 3 jaar Uren per week - 38 Maandsalaris ‚ss3.035,00 - ‚ss4.205,00 Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 07 - Burgerschaal IBBAD 07 Niveau MBO 4 Vakgebied Techniek / productie Vacaturenummer 69285 Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling Functiegroep Burger Functieomschrijving Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair? Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 44.500 beroepsmilitairen en 8.500 reservisten werken er ook nog zo'n 26.500 burgers bij Defensie. Je gaat werken bij het Commando Materieel en IT (COMMIT). COMMIT zet zich in om collega's in binnen- en buitenland zo goed mogelijk te ondersteunen: met het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun taken zo effectief en doelmatig mogelijk blijven uitvoeren. Wat ga je doen? De projectondersteuner draagt zorg voor de organisatie van projectvergaderingen, het beheer van documentatie en de voorgangsbewaking van administratieve processen en draagt bij aan de doorvoering van verbeteringen in het documentbeheer. Jij verricht administratieve werkzaamheden en geeft ondersteuning bij de projecten van de secties, teneinde de voortgang en documentatie van AMS-projecten te waarborgen, waaronder: €sshet organiseren van AMS-projectvergaderingen door het plannen van data, boeken van vergaderruimtes en versturen van uitnodigingen. €ssbijdragen aan projectgerelateerde risicomanagementsessies door het voorbereiden van risico-overzichten en verslaglegging van acties. €sshet ondersteunen bij het tijdig opstellen van projectrapportages, zoals de maandmonitor, door gegevens te verzamelen en te verwerken in standaard formats. €sshet beheer van projectdocumenten, zoals het archiveren van inkomende en uitgaande documenten en bewaken van uitstaande documenten, inclusief gerubriceerde documenten conform DBB. €sshet registreren van documenten in X-Post en aanvragen van ABDO (Autorisatie Besluit Defensie Opdrachten) voor projectgerelateerde inkoop. €sshet verkrijgen en gebruiken van cryptosoftware voor het veilig delen van gerubriceerde informatie, zoals projectplannen of testrapporten. €sshet opstellen van behoeftegoedkeuringsformulieren (BGF's), inclusief toepassing BTW vaststellen en in scope houden van de begroting, voor projectfinanciering. €sshet bewaken van de voortgang van het behoeftestellingsproces door deadlines en statussen te monitoren. €sshet bijhouden van facturatie door facturen te controleren en te registreren in SAP. Tevens verricht je en ondersteun je bij generieke administratieve werkzaamheden van de secties, waaronder: €sshet organiseren van bureau- en sectievergaderingen door data af te stemmen, vergaderlocaties te regelen, uitnodigingen te versturen en aanwezigheid te beheren. €sshet notuleren en vastleggen van actiepunten bij vergaderingen. €sshet aanmelden van bezoekers in Defensiesystemen en co rdineren van toegangsprocedures. €sshet aanvragen van security clearance voor projectmedewerkers of externe partners conform DBB. €sshet assisteren bij het aanvragen van dienstreizen, zoals het invullen van reisaanvragen en boeken van accommodaties. €sshet aanvragen van Requests for Visit voor internationale samenwerkingspartners, zoals NAVO-leden. €ssondersteunen bij en facilitairen van werkgerelateerde middelen. €ssondersteunen bij het tijdig invullen van rapportages, zoals voortgangsrapportages, door gegevens te verzamelen. €ssinvoeren van orders in SAP ten behoeve van projecten. €sshet scannen, kopissren en distribueren van documenten, zoals projectplannen of vergadernotulen, naar relevante stakeholders. €ssbeheren van kluizen voor het veilig opslaan van gerubriceerde documenten. Functie-eisen Je komt te werken op de Kromhoutkazerne in Utrecht, binnen het Commando Materieel & IT (COMMIT) bij de Afdeling Maritieme Systemen. Wij zijn het eigen ingenieursbureau van de marine en ontwerpen, testen en certificeren alle technische systemen die op schepen en onderzeeboten worden ingezet. Wij zorgen ervoor dat radar , communicatiesensoren, navigatiesoftware en machine besturingssystemen betrouwbaar, veilig en eenvoudig te onderhouden zijn, en we begeleiden de installatie en het onderhoud ervan. Wij plannen en co rdineren upgrades, bewaken de levensduur en kosten efficissntie van de maritieme technologiessn, zodat onze vloot te allen tijde operationeel en toekomstbestendig blijft. Wat vragen we? Je hebt een afgeronde MBO 4 opleiding in de richting van Secretarieel Management, Administratieve Dienstverlening of Maritieme Officiersopleiding. Aangevuld met 2 tot 4 jaar werkervaring in een projectondersteunende rol binnen een complexe, technisch georissnteerde omgeving; bekend met SAP, X Post, en document beheer (archivering, DBB richtlijnen). Je bent in het bezit van de Nederlandse nationaliteit. €ssKennis van administratieve processen en projectmanagement binnen Defensie, zoals het Defensie Materieelkeuze Proces en inkoopprocedures (ABDO, BGF). €ssBasiskennis van maritieme systemen, zoals signatuurmanagement en radar- of communicatiesystemen, om projectdocumentatie te begrijpen. €ssVaardigheid in het gebruik van Defensiesystemen, zoals SAP en X-Post. €ssKennis van cryptosoftware en procedures voor het veilig delen van gerubriceerde informatie. €ssAnalytische vaardigheden voor het controleren van documentatie, facturatie en procesafwijkingen. €ssOrganisatorische vaardigheden voor het co rdineren van vergaderingen, dienstreizen en logistieke afspraken. €ssCommunicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, voor het opstellen van rapportages en beheren van correspondentie. €ssSamenwerkingsvaardigheden voor afstemming met projectteams en externe partners. €ssKennis van Defensierichtlijnen voor documentbeheer, beveiliging (DBB) en archivering. €ssVaardigheid in het gebruik van standaard kantoorsoftware, zoals Microsoft Office, voor documentbeheer en rapportages. Competenties-(kwalificaties): Samenwerken - effectief afstemmen met interne secties, OST, projectleiders, IT teams en externe partners. Plannen en organiseren - vergaderingen, rapportages en logistieke afspraken tijdig en gestructureerd realiseren. Nauwkeurigheid - zorgvuldige verwerking van beveiligde, gerubriceerde documenten en facturatie. Communicatief vaardig - helder schriftelijk en mondeling communiceren, notuleren en rapporten opstellen. Resultaatgericht - voortgang bewaken, deadlines monitoren en tijdig bijsturen. Flexibiliteit - inspelen op wisselende projectprioriteiten en internationale samenwerking. Analytisch vermogen - controle van documentatie, facturatie en procesafwijkingen. Initiatief nemen - verbeterpunten in documentbeheer en administratieve processen signaleren en implementeren. Naast wat jij meebrengt biedt Defensie mogelijkheden om jezelf verder ontwikkelen in je vakgebied en als persoon. Arbeidsvoorwaarden Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 07 - Burgerschaal IBBAD 07 Salarisomschrijving Het genoemde salaris is gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond en op basis van een fulltime werkweek van 38 uur. Maandsalaris ‚ss3.035,00 - ‚ss4.205,00 Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling Contractduur 3 jaar Maximaal aantal uren per week 38 Overige arbeidsvoorwaarden Het genoemde salaris is gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond en op basis van een fulltime werkweek van 38 uur. Per 1 januari 2026 gaat het hierboven genoemde salaris 2% omhoog. Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien. Bij Defensie bouw je elke maand 16,33% van het bruto salaris op in het Individueel Keuzebudget. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Bijzonderheden Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur. Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure. Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure. Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA). Meer over de functiegroep Organisatienaam Ministerie van Defensie Organisatieomschrijving Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst. Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO). . click apply for full job details |